Projektorganisation och aktörernas roller

Projektägare: Region Västerbotten är huvudman och projektägare för projektet Miljösamverkan Västerbotten. Projektägarens roll är att sköta ekonomi och administration och att vara arbetsgivare till projektledaren.

Ägargruppen: Ägargruppens roll är att fatta principiella beslut om projektets inriktning. Ägargruppen består av en representant från var och en av finansiärerna dvs. kommunerna, länsstyrelsen och Region Västerbotten. Ägarna utser själva sin representant i ägargruppen. Ägargruppen sammanträder ca 3 gånger under projektperioden.

Styrgrupp: Styrgruppens roll är att leda projektet, följa upp ekonomin och vara närmsta bollplank till projektledaren. Styrgruppen består av en representant från Region Västerbotten, två representanter från Länsstyrelsen i Västerbotten samt fem representanter från kommunernas miljökontor. Förslag till förändringar i styrgruppen förankras i ägargruppen. Styrgruppen sammanträder ca 6-8 ggr per år. I april 2014 består styrgruppen av Ulla Aronsson, Umeå kommun, Elin Nilsson, Malå-Norsjö kommuner, Agneta Gustafsson, Skellefteå kommun, Sylvia Jonsson, Robertsfors kommun, Nicke Grahn, Dorotea kommun, Karin Söderström och Jenny Nordvoll, Länsstyrelsen Västerbotten samt Lena Friborg, Region Västerbotten.

Projektledare: En projektledare anställs på halvtid under projektperioden. Projektledaren samordnar verksamheten och genomför aktiviteter. Projektledaren har ansvaret för den övergripande kommunikationen och tar fram underlag för beslut i styrgruppen.

Arbetsgrupper samt sammankallande för delprojekt: För genomförande av olika delprojekt, och även utbildningar, utses tillfälliga arbetsgrupper. Arbetsgruppens roll är att planera, genomföra och dokumentera delprojekten. Arbetsgruppen utser en sammankallande/delprojektledare. I första hand är huvudprojektledaren även delprojektledare, men även andra personer kan vara delprojektledare/sammankallande för delprojektet. Den sammankallandes roll är att säkerställa att projektet drivs framåt och att ansvara för att projektgruppsmöten genomförs regelbundet eller så ofta det behövs under den tid delprojektet löper. Arbetsgruppen ansvarar gemensamt för att ta fram sådant material och genomföra sådana utbildningar, möten mm som avses genomföras inom ramen för delprojektet. Den sammankallande ansvarar tillsammans med huvudprojektledaren att i första hand sådana aktiviteter som specificeras att ingå i resp. delprojekt i projektbeskrivningen genomförs. Den sammankallande ansvarar tillsammans med huvudprojektledaren för att resp. delprojekt följs upp, och/eller utvärderas. Arbetsgruppen ansvarar gemensamt för att en slutrapport för delprojekt tas fram.

Kontaktpersoner på kommuner och länsstyrelsen: På varje miljöförvaltning och på länsstyrelsen finns en kontaktperson. I kommunerna finns även sakägare, delprojektdeltagare och i vissa kommuner även styrgruppsmedlemmar. Kontaktpersonernas roll är att:

  • Ta emot information från projektledningen och se till att den vidarebefordras till dem inom den egna förvaltningen/kommunen som berörs. När uppgifter efterfrågas från projektledaren bör kontaktpersonerna även se till att berörda på förvaltningen får kännedom om detta, och bevaka att uppgifterna skickas in. Meddela gärna projektledaren om det är så att uppgifter inte kommer att lämnas in i tid.
  • Informera projektledningen om sådant som är av vikt att känna till med tanke på Miljösamverkan Västerbottens arbete, exempelvis sådant eget arbete som nära anknyter till aktuella delprojekt.
  • Vara en “ambassadör” för Miljösamverkan Västerbotten och kunna ge allmän information om miljösamverkan och dess syften, och vinster.
  • Om man varit sjuk eller frånvarande under en period ta då för vana att då gå in på webbplatsen och orientera er om vad som är nytt, vilka notiser och vilka uppgifter i kalendariet som tillkommit.
  • Informera miljöchef/förvaltningschef eller motsvarande löpande om Miljösamverkan Västerbottensverksamhet för att ha möjlighet att beakta det i förvaltningens verksamhetsplanering.
  • Informera kollegor löpande om miljösamverkans verksamhet, t ex genom att ha som rutin att på veckovisa kontorsmöten eller motsvarande ha en stående punkt och informera om ”aktuellt i Miljösamverkan Västerbotten”.
  • Håll er väl underrättade om hur Miljösamverkan Västerbottens webbplats är uppbyggd och vad den innehåller, så att ni vid behov kan visa arbetskamrater till rätta.
  • Ha som rutin att kort informera nyanställda om Miljösamverkan Västerbotten.

Kommunernas kontaktpersoner är: Bjurholm: Veronica Tengman; Dorotea: Nicke Grahn; Lycksele: Malin Berg; Malå/Norsjö: Elin Nilsson; Nordmaling: Christina Myrestam och Viktoria Söderlind; Robertsfors: Sylvia Jonsson; Skellefteå: Agneta Gustafsson; Storuman: Elin Jansson (föräldraledig), Malin Laestander; Sorsele: Annika Lindberg; Umeå: Christina Hagman; Vilhelmina: Evelina Öhgren (föräldraledig), Helene Myhrberg; Vindeln: Bo Unander; Vännäs: Teresia Jonsson; Åsele: Sofia Sparrfeldt.

Näringsliv och verksamhetsutövare: Projektet samverkar med näringsliv och verksamhetsutövare i huvudsak i två skeden 1)       I en övergripande dialog som sker med näringslivsföreträdare, exempelvis Företagarna i Västerbotten, Svenskt Näringsliv, Handelskammaren, kommunernas näringslivskontor och tjänstemän på Region Västerbotten;  2)      Ett mer operativ samverkan som sker i delprojekten. Målgruppen bestäms utifrån delprojektens inriktning. Det kan vara branschorganisationer, enskilda verksamhetsutövare, kommunerna näringslivskontor, ALMI med flera.

Roll för miljönämnd och miljökontor: Kommunen beslutar om man vill delta i samverkan. Om detta beslut kan tas av miljökontoret eller om beslutet måste tas av miljönämnden avgör kommunen själv. Miljösamverkan Västerbotten tar inte över någon myndighetsutövning och Miljösamverkan Västerbotten är operativt till karaktären. Ägargrupp, styrgrupp och arbetsgrupper förväntas därför bemannas av tjänstemän. I en mindre kommun kan det också en och samma person både vara kontaktperson, sakägare och kanske även delta i styrgruppen eller i någon av delprojektens arbetsgrupper.

Personuppgifter på Miljösamverkan Västerbottens webbplats: Kontaktpersonernas namn och e-postadresser samt namnen på styrgruppens och ägargruppens medlemmar (även e-postadresser) och på dem som ingår i resp. delprojekts arbetsgrupp läggs ut på webbplatsen. Den som har något att invända mot detta ska meddela projektledaren snarast.

(Ovanstående beskrivning av roller mm är godkänt av Miljösamverkan Västerbottens styrgrupp 130502 och vid Miljösamverkans ägargruppsmöte 130523)

 

Kommentera